OBOWIĄZEK INFORMACYJNY SPÓŁEK GRUPY HOMANIT

KLAUZULA DLA KANDYDATÓW

Zgodnie z treścią art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) niniejszym informujemy:

1.[ADMINISTRATOR DANYCH] Administratorem danych osobowych, a więc podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania jest ta spółka z grupy Homanit, do której stara się Pani/Pan o zatrudnienie, tj. odpowiednio:

•    Homanit Polska Spółka z.o.o. i Spółka" Spółka Komandytowa z siedzibą w Karlinie (78-230), ul. Kołobrzeska 17-19, 
•    Homatech Polska sp. z o.o. z siedzibą w Karlinie (78-230), ul. Kołobrzeska 17-19, 
•    Homatrans sp. z o.o. z siedzibą w Karlinie (78-230), ul. Kołobrzeska 17-19,
•    Homanit Krosno Odrzańskie Spółka z o.o. z siedzibą w Krośnie Odrzańskim (66-600), ul. Gubińska 63,

2.[INSPEKTOR OCHRONY DANYCH] Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: daneosobowe@homanit-polska.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.

3.[CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA] Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
• w celu podjęcia czynności niezbędnych do zawarcia umowy, na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w szczególności Kodeksu Pracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu realizacji procesu rekrutacyjnego,
• w razie udostępnienia przez Kandydata innych danych przekraczających katalog wskazany w przepisach prawa, w szczególności w Kodeksie pracy – na podstawie zgody Kandydata w celu realizacji procesu rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w razie udostępnienia danych szczególnej kategorii, także art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
• w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w szczególności ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu realizacji procesu rekrutacyjnego, w tym weryfikacji personelu przed podjęciem zatrudnienia, które będzie wiązało się z pracą z dziećmi*,
• w zakresie wykonania przez Administratora obowiązków z zakresu prawa pracy, w postaci przeprowadzenia badań wstępnych przed zawarciem umowy o pracę, w przypadku woli nawiązania z wybranym kandydatem stosunku pracy (art. 9 ust. 2 lit. b RODO),
• w uzasadnionych przypadkach – celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed takimi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w razie udostępnienia danych szczególnej kategorii, także art. 9 ust. 2 lit. f RODO),
• w przypadku wyrażenia dodatkowej zgody - na potrzeby uwzględnienia przy przyszłych rekrutacjach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), 
• w przypadku, gdy Pani/Pana kandydaturę poleca nam nasz pracownik lub współpracownik – w celu wykonania postanowień programu poleceń, tj. przyjęcia danych polecanego kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zaś w razie pomyślnej rekrutacji – wypłaty nagrody osobie polecającej, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a następnie - w przypadku wypłaty polecającemu świadczenia za polecenie kandydata – w celu prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy: „§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; 4) wykształcenie; 5) kwalifikacje zawodowe; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. § 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.” Jest to zakres danych osobowych wymaganych domyślnie – obowiązek podania innych danych może wynikać ze szczegółowych przepisów prawa.
*Zgodnie z art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, Administrator (Pracodawca/ inny Organizator) dokona weryfikacji danych osobowych kandydatów:
1. w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (Rejestrze z dostępem ograniczonym oraz w Rejestrze Państwowej Komisji), 
2. pochodzących z informacji (zaświadczenia) z Krajowego Rejestru Karnego, które Państwo przedłożycie,
3. (w przypadku cudzoziemca) pochodzących z informacji z rejestru karnego państwa obywatelstwa lub w razie braku ww. oświadczenie o braku karalności w danym państwie w zakresie wskazanych ustawowo przestępstw w przypadku nieprowadzenia przez to państwo rejestru karnego,
4. pochodzących z oświadczenia o państwie/ państwach, w których osoba zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa, wraz z przedłożeniem informacji z rejestrów karnych tych państw lub w razie braku ww. informację z rejestru karnego tego państwa/państw lub w razie braku ww. oświadczenie o braku karalności w danym państwie/państwach w zakresie wskazanych ustawowo przestępstw w przypadku nieprowadzenia przez państwo/państwa rejestru karnego.
UWAGA: udostępnienie przez kandydata informacji przekraczających minimalny zakres danych regulowany prawem pracy to wyraźne działanie równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie tych danych w celu przeprowadzenia rekrutacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

4.[ŹRÓDŁO I ZAKRES DANYCH] Co do zasady, Państwa dane osobowe nie są pozyskiwane w sposób inny niż od Państwa. Wyjątkowo, w przypadku Państwa uprzedniej zgody, dane osobowe zostały nam przekazane przez podmioty specjalizujące się w rekrutacji lub od osoby polecającej Panią/Pana do pracy. Kategorie pozyskanych danych osobowych to imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, historia zatrudnienia oraz inne dane podane przez Państwa w dokumentach aplikacyjnych. W toku rekrutacji możemy też zebrać dodatkowe dane, np. dane przekazane ustnie w czasie rozmowy rekrutacyjnej, dane na temat wyników przeprowadzonych testów. Jeżeli będą Państwo kandydować na stanowiska związane z pracą z dziećmi i organizacja podejmie pozytywną decyzję o Państwa zatrudnieniu, będziemy przetwarzać również Pani/Pana numer PESEL, nazwisko rodowe, imię ojca, imię matki. 

5.[OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH] Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie [imienia, nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy na określonym stanowisku + niektóre stanowiska mają dalsze wymogi ustawowe: nazwisko rodowe, imię ojca, imię matki, PESEL] jest wymagane przepisami prawa, a w pozostałym zakresie – dobrowolne. W razie niepodania danych osobowych objętych wymogiem ustawowym, Państwa kandydatura zostanie odrzucona.

6.[CZAS PRZECHOWYWANIA DANYCH] Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania rekrutacji,  a następnie przez okres 3 miesięcy, abyśmy mogli się z Panią/Panem skontaktować, gdybyśmy jednak w tym dodatkowym okresie zdecydowali się Panią/Pana zatrudnić, a w przypadku, gdy wyrażona została zgoda na udział w rekrutacjach przyszłych - do czasu wycofania tej zgody, jednakże nie dłużej niż przez okres dwóch lat. Jeśli z przetwarzaniem mogą wiązać się roszczenia, Pani/Pana dane osobowe będą także przechowywane przez czas upływu terminów przedawnienia roszczeń.  
Dane – w zakresie niezbędnym do rozliczenia w ramach systemu poleceń, będą przechowywane do momentu rozliczenia się Administratora z polecającym, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z programu poleceń.
Jeżeli określone dane przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora i przed upływem podstawowego okresu przechowywania zgłosisz uzasadniony sprzeciw wobec przetwarzania, wówczas dane będą w tym określonym celu przetwarzane krócej. Jeżeli określone dane przetwarzamy na podstawie Pani/Pana zgody i przed upływem podstawowego okresu przechowywania zgoda zostanie wycofana, wówczas dane będą w tym określonym celu przetwarzane krócej, tj. do momentu wycofania zgody. 
W przypadku zatrudnienia kandydata, dane będziemy dalej przetwarzać zgodnie z okresami właściwymi dla pracownika/współpracownika.

7.[PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA] Posiada Pani/Pan, w granicach wynikających z RODO:
a.prawo dostępu do treści swoich danych,
b.prawo do sprostowania danych, 
c.prawo żądania usunięcia danych, 
d.prawo do ograniczenia przetwarzania, 
e.prawo do przenoszenia danych, 
f.prawo do cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie (gdy stanowi ona podstawę przetwarzania, co pozostaje jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, 
a także:
g.(prawo sprzeciwu) prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora lub strony trzeciej) – składając sprzeciw należy wskazać jego przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją. 

8.[PRAWO SKARGI] Ma Pan/Pani również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych w momencie, w którym uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9.[ODBIORCY DANYCH] Dane udostępnione przez Panią/Pana mogą zostać udostępnione odbiorcom takim jak:
a.podmioty wspierające nas w naszej działalności na podstawie zawartych umów/zleconych usług, takie jak np. firmy świadczące usługi lub dostarczające rozwiązania informatyczne, firmy archiwizujące i niszczące dokumenty,
b.firmy świadczące usługi kadrowe (serwisy, agencje rekrutacyjne),
c.podmioty świadczące usługi prawne, doradcze, audytorskie,
d.firmy świadczące usługi kurierskie i pocztowe; 
e.placówki medyczne prowadzące badania medycyny pracy; 
f.osoby polecające kandydata (w zakresie informacji o zatrudnieniu polecanego kandydata),
g.inne spółki z grupy kapitałowej Homanit, współpracujące lub sprawujące nadzór nad Administratorem,
h.organy publiczne, otrzymujące dane w związku z realizacją obowiązków prawnych administratora.

10.[ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI] Pani/Pana dane nie będą podlegały decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wywołującej skutki prawne lub mającej podobny istotny wpływ.

11.[TRANSFER DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH] Państwa dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: EOG). Mając jednak na uwadze usługi świadczone przez podwykonawców Administratora przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Administrator może zlecać wykonanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Państwa danych poza obszar EOG.
Państwa odbiorców spoza EOG, zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG (w przypadku USA i podmiotów znajdujących się na liście Data Privacy Framework – podstawą jest DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE–USA). W przypadku odbiorców nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej, w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony, Administrator zawiera umowy z odbiorcami Państwa danych osobowych, w oparciu o standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
Kopię standardowych klauzul umownych można uzyskać od Administratora, zwracając się pod dane kontaktowe podane powyżej. Zastosowany przez Administratora sposób zabezpieczenia Państwa danych jest zgodny zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Mogą Państwo zażądać dalszych informacji o stosowanych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz informację o miejscu ich udostępnienia.